公文有特定的效用
公文的特定的效用是指公文的现实效用，是由公文制发机关的法定地位所规定的。
公文有规范的体式
公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般文章作品又一显著的特点。由于公文是党和国家用来领导和管理国家的一个工具，它是机关的喉舌，代表的是机关的权威，所以制发公文是一件非常严肃的、具有重要政治意义的工作。为了维护公文的法定性、权威性与严肃性，并便于进行公文处理，以便公文的法定效力更好的发挥，所以对公文的体式有一个明确的规定。比如：我们党和国家制定了关于公文格式、公文处理的办法和公文处理的条例等方面的规定，就是对公文的体式做了统一的要求。要求：凡是制定公文的，都应该按照这样一种格式来进行，如果不按照这种格式，就会对公文的权威性有所损害，所以公文要有一个规范的体式。
公文有规定的处理程序
公文的制发和处理都必须经过一个规定的处理程序。如：公文的制发要经过起草、拟稿、审核(核稿)、签发的程序。而收文也有一个固定的程序：首先要收文登记(什么时间收到一个什么文件，名称是什么，什么机关发来的)，然后要分办(把它分类，交给哪些部门去承办)、批办(领导批示)、承办(具体的工作部门来办理这件事情)、催办(如果没有办的话，要提醒它按照规定的时限把事情处理完毕)。因为公文有权威性、有法定效力，所以它有一个规定的处理的程序，在拟发公文的时候，在收到、处理公文的时候都有规定，不是随心所欲的。
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