分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。
问题特征：是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。
地区特征：又称地理特征，指的是文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。
公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
案卷：是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。
文书部门立卷制度：指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。
传阅：是指单位或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。
审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发之前，对公文的内容、体式进地的全面审核和检查。
修订本：是指对于已经发布生效的文件，在实行一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。从修订本发布之日起，原文本即行失效。
试行本、暂行本：大多用于一些法规性文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修改时所使用的文本。
外交公报：涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会谈各方的观点及取得的共识。
表彰先进型通报：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们的先进思想，指出应该向他们学习什么。
个案性调查报告：针对工作中遇到的特殊个案写成的调查报告，目的是为解决问题提供事实根据。调查人员一般临时组织，涉及专业技术的还要请专家学者参加。
闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大会宣传的概括大会主要精神、总结大会成果、指出会后努力方面的文稿。
传达事项型通报：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便下属在开展工作、处理问题时能做到心中有数。
政务性调查报告：一般由政府工作人员调查后写成，调查内容、范围由领导机关决定，目的是为制订方针、法律法规，解决工作中的种种问题，提供可供决策参考的情况。
规章类文书：是规范工作、活动、行为等的法规、规章类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。
政务性调查报告：一般由政府工作人员调查后写成，调查内容、范围由领导机关决定，目的是为制订方针、法律法规，解决工作中的种种问题，提供可供决策参考的情况。
指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。指示性批复的作用相当于“指示”，下级必须遵照上级批复的精神执行。
规章类文书：是规范工作、活动、行为等的法规、规章类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。
批评错误型通报：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。
传达事项型通报：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便下属在开展工作、处理问题时能做到心中有数。
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